סיכומי דיון ברשת בנארית מאפשרים לתעד כל דיון בפרויקט באמצעות רשימת סעיפים. מכל סעיף בסיכום דיון ניתן ליצור משימה לביצוע ולהקצות אותה לנמען/ים עם תאריך יעד לביצוע. כאשר מתקיים הדיון הבא בפרויקט,ניתן להעתיק מהדיון הקודם את המשימות הפתוחות, שעדיין לא בוצעו במלואן, וכך לוודא ששום משימה לא “נופלת בין הכיסאות“. את המשימות ניתן לשייך לנושאים, ובאופן הזה ניתן לראות את הפעילות בפרויקט על פי נושאים ולנהל מעקב אחר התקדמות הפרויקט.
כדי להגדיר סיכום דיון חדש בפרויקט יש לבצע את הפעולות הבאות:
-
-
בתפריט הראשי ללחוץ על “סיכומי דיון“:
-
-
בחלון שנפתח ללחוץ בצד שמאל למעלה על הכפתור “דיון חדש“:
נפתח טופס ליצירת סיכום דיון חדש: 
-
בטופס הנ“ל יש לבצע את הפעולות הבאות;
– ללחוץ על הכפתור “בחירת מבנה” ולבחור את המבנה שלגביו נרשם סיכום הדיון.
– ללחוץ על המילים “מנהל הדיון” ולבחור מרשימת המשתתפים את מנהל הדיון.
– ללחוץ על המילים “נרשם ע“י“ולבחור מרשימת המשתתפים את המשתתף שרושם את סעיפי סיכוםהדיון.
– תחת “נוכחים בדיון“, ללחוץ על המילה“פנימיים“ולבחור מרשימת המשתתפים את המשתתפיםשנוכחים בדיון
(והוגדרו כמשתתפים ברשת בנארית).
– תחת “נוכחים בדיון“, בשדה “חיצוניים” ניתן להקליד שמות או כתובות מייל של אנשים נוספיםשהשתתפו בדיון אך אינם מוגדרים כמשתתפים ברשת בנארית.
– תחת “העתקים אל” ניתן לבחור נמענים נוספים (פנימיים או חיצוניים) שאליהם יישלח עותק&
מסיכום הדיוןבנוסף למשתתפים שנכחו בדיון.
– בשדה
“מקום הדיון” להקליד את המקום שבו נערך הדיון.
– בשדה “נושא הדיון” להקליד את נושא הדיון.
הנה, כך נראה טופס ממולא לדוגמה:
לאחר מילוי כל השדות בטופס יצירת סיכום הדיון החדש, ללחוץ בתחתית הטופס הנ“ל על הכפתור “שמור והמשך“. -
נפתחת חלונית שבה ניתן להגדיר את סעיפי סיכום הדיוןומשימות לביצוע ביחס לכל סעיף. כדי להוסיף סעיף לסיכום הדיוןללחוץ למעלה על הכפתור“הוספת סעיף“:
-
נפתחת חלונית שבה ניתן להקליד את תוכן הסעיף של סיכום הדיון. לאחר הקלדת תוכן הסעיף, ללחוץ על “אישור“:
-
הסעיף מתווסף לרשימת סעיפי סיכום הדיון. כדי להגדיר משימה לביצוע מתוך הסעיףעל מנת להקצותה לנמען/נים לביצוע ולקבוע לה תאריך יעד לביצועיש ללחוץ על המילים“צור משימה“בשורה של הסעיף:
-
נפתח טופס להגדרת המשימה. ב“מבנה” כבר נבחר המבנה הרלוונטי, בנושא המשימה כבר מופיע באופן אוטומטי הנושא של סיכום הדיון וקטע מהתוכן של הסעיף שממנו נוצרה המשימה, ובגוף המשימה מופיע אוטומטית התוכן של הסעיף שממנו נוצרה המשימה.
בטופס הנ“ל יש לבצע את הפעולות הבאות:
– ללחוץ על“נושא” ולבחור את הנושא הרלוונטי למשימה.
– “נמענים לביצוע” ולבחור את המשתתפים האחראים לביצוע המשימה.
– ללחוץ על“נמענים לידיעה“ולבחור את המשתתפים שצריכים להיות מיודעים על המשימה.
– ללחוץ על“סיום מתוכנן” ולבחור את תאריך היעד לביצוע המשימה.
– אם רוצים, ניתן לצרף למשימה קובץ כלשהו, באמצעות לחיצה על“צרף קובץ“ובחירת הקובץ הרצוי.
– ניתן להגדיר למשימה דחיפות מ-1 עד 9 (1 = הדחיפות הנמוכה ביותר,
9 = הדחיפות הגבוהה ביותר).
לסיום, ללחוץ על הכפתור“שלח“.הודעה על המשימה תישלח לנמענים לביצוע ולנמענים לידיעה.
-
לאחר הגדרת המשימה,יופיע בשורה של הסעיף סמל הנותן אינדיקציה לכך שבסעיף זה הוגדרה משימה, ויצוינו גם הפרטים הבאים: תאריך היעד לסיום ביצוע המשימה, מי המבצע של המשימה, ומיהם הנמענים לידיעה.
-
כדי להוסיף סעיפים נוספים, ומשימות לביצוע מתוכם, יש לחזור על הפעולות שהוסברו בסעיפים 6 עד 9 הנ“ל.
-
כל עוד לא מאשרים את סיכום הדיון, הוא בסטטוס “טיוטה“וכך גם כל המשימות שהוגדרו מתוך סעיפי סיכום הדיון. המילה“טיוטה“מופיע בצבע אדום מעל הכותרת של סיכום הדיוןולצד כל סמל של משימה בשורות של סעיפי סיכום הדיון, כפי שניתן לראות בצילום המסך הנ“ל.כל עוד שסיכום הדיון הוא בסטטוס “טיוטה“ניתן להוסיף לו סעיפים ולמחוק ממנו סעיפים.כאשר מסיימים לערוך את סעיפי סיכום הדיוןיש לאשר את סיכום הדיון על ידי לחיצה על הכפתור“אשר דיון“:
-
לאחר הלחיצה על “אשר דיון” מופיעה הודעה על כך שסיכום הדיון יישלח בפורמט PDF לנמענים. כמו כן, מרגע שסיכום דיון אושר, לא ניתן לערוך בו שינויים. לביצוע הפעולה ללחוץ על “אישור“:
