את כל המסמכים הרלוונטיים לפרויקט ניתן לאחסן בבנארית תכנון ופיקוח, ולתייק אותם בהתאם לשיוך שלהם למבנה ולנושא. באמצעות החיפוש ניתן לאתר בקלות כל מסמך. בדומה לתוכניות, ניתן להעלות עדכונים למסמך, כך שהגרסה המעודכנת ביותר היא זו שזמינה למשתתפי הפרויקט. בעלי הרשאה מתאימה יכולים לעיין בהיסטוריית העדכונים ולצפות בגרסאות קודמות של הקובץ.
כדי להעלות מסמך לפרויקט יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. בתפריט הראשי ללחוץ על “מסמכי פרויקט“:
2. נפתחת רשימת מסמכי הפרויקט. ללחוץ בצד שמאל על כפתור ההוספה (הפלוס):
3. נפתחת חלונית להעלאת מסמך חדש ובקדמת המסך קופצת חלונית לבחירת המבנה. לסמן את המבנה הרצוי וללחוץ על “אישור“:
4. נפתחת חלונית לבחירת הנושא. לסמן את הנושא הרצוי וללחוץ על “אישור“:
5. מוצגת כעת החלונית להוספת מסמך:
יש להזין נתונים בשדות “שם המסמך“, “זיהוי המסמך“, “תאריך גרסה/מהדורה“, “גרסה“, ו“מהדורה” ואז ללחוץ על “הוסף” ולבחור את את הקובץ שרוצים להעלות:
6. ניתן להעלות מספר מסמכים בבת אחת. כאשר לוחצים בחלונית העלאת המסמך על כפתור הפלוס, נפתחת חלונית להעלאת מסמך נוסף:
7. כדי לעדכן גרסה של מסמך קיים, יש לסמן את המסמך שרוצים לעדכן ברשימת מסמכי הפרויקט, ואז ללחוץ למעלה על הכפתור “עדכן גרסה“:
8. כדי לשלוח הודעה למשתתפי הפרויקט על העלאה או עדכון של מסמך, יש לסמן את המסמך ברשימת מסמכי הפרויקט, ואז בצד שמאל לפתוח את תפריט הפעולות ולבחור “יידוע משתתפים“:
לבחור את המשתתפים שאליהם רוצים לשלוח את ההודעה על המסמך שהועלה/עודכן, לכתוב הערה אם יש צורך, וללחוץ על “שלח“:
9. כדי לאתר מסמך יש ללחוץ על הקישור “חיפוש מתקדם” ברשימת המסמכים:
נפתחת חלונית להגדרת פרמטרים לחיפוש. ניתן לחפש מסמך לפי שמו, זיהויו, מחבר המסמך, תאריך, מבנה, נושא:
