באמצעות מנגנון ההרשאות בבנארית פרו אפשר לתת למפקח חיצוני הרשאה להתחבר לבנארית דרך האינטרנט כדי לבדוק חשבונות ביצוע שהגישו קבלנים. ההרשאה למפקח היא ספציפית לעבודה שבה המפקח מוגדר. המפקח לא יראה קבצים אחרים ולא יוכל לבצע פעולות אחרות פרט לעריכת הכמויות בחשבון שהוגש על ידי הקבלן.
שיטה זו חוסכת את הצורך בהעברת קבצים או תדפיסי חשבון בין המפקח החיצוני לבין מזמין העבודה והקבלן המבצע. הדרך הטובה ביותר ליישם את שיטת העבודה הזו היא באמצעות בנארית בענן.
כדי לתת הרשאה למפקח חיצוני להתחבר לתוכנה ולבדוק כמויות ביצוע בחשבון שהוגש ולאשר אותו, בצע את הפעולות הבאות:
1. היכנס אל כתב הכמויות בקובץ שבו המפקח צריך לבדוק את החשבונות > לחץ בצד שמאל על כפתור “העבודה” ובמסך נתוני העבודה, בשדה “מפקח” בחר במפקח מרשימת המפקחים.
אם הוא לא מופיע ברשימה, הוסף אותו באמצעות לחיצה על כפתור ההוספה למעלה בסרגל הכלים.
2. ודא שמנגנון “הרשאות לפעולה” מופעל: במסך הראשי של בנארית פרו היכנס לתפריט “ניהול מערכת” > בחר “איתחול מאפייני מערכת”. ודא שמסומנת האפשרות “עבודה בכפוף להרשאות פעולה”. אם לא – סמן אותה והפעל את התוכנה מחדש.
3. כעת נגדיר משתמש שמשויך למפקח: במסך הראשי של בנארית פרו היכנס לתפריט “ניהול מערכת” > בחר “הרשאות ומשתמשים”. בלשונית “משתמשים” לחץ על כפתור ההוספה בסרגל הכלים. הקלד שם משתמש, סיסמה, בשדה “סוג הרשאה” בחר “מפקח חיצוני” ובשדה “שותף עסקי” בחר את שם המפקח שהמשתמש משויך אליו.
==============================================================================
שים לב:
המשתמש שהגדרת מקבל באופן אוטומטי סט הרשאות כברירת מחדל המאפשר לו לערוך את הכמויות בחשבון שהוגש. המשתמש לא יהיה רשאי לבצע פעולה אחרת כלשהי ולא יהיה רשאי להיכנס אל כתב הכמויות או אל מסך נתוני החוזה, אלא אם כן ניתנו לו הרשאות לפעולות נוספות באופן מכוון. הקבצים היחידים שהמשתמש יראה הם אלה שבנתוני העבודה שלהם מוגדר המפקח שהוא משויך אליו.