להלן הסטנדרט התקני שעל-פיו צריך להיות קובץ משהב”ש (SKN) בנוי. אם הקובץ לא בנוי לפי התקן המפורט להלן, תופיע הודעת שגיאה בעת ניסיון לייבא את הקובץ לבנארית (“הקובץ אינו תקין”).
כל רשומת סעיף צריכה להיות בנויה בקובץ לפי ההרכב הבא (משמאל לימין):
1. מספר סעיף
מספר מבנה: 2 ספרות לכל היותר. (אם אין מבנים בכתב הכמויות, הערך בשדה המבנה יהיה 0)
מספר פרק: 2 ספרות לכל היותר.
מספר תת-פרק: לכל היותר 2 ספרות במבנה מורחב וספרה אחת במבנה רגיל.
מספר סעיף: לכל היותר 4 ספרות במבנה מורחב ו-3 ספרות במבנה רגיל.
אם מספר הסעיף בקובץ ה-SKN אינו עומד בתנאים הנ”ל, זה יגרור שיבוש בייבוא הקובץ ותופיע הודעת שגיאה “הקובץ אינו תקין”. למשל, אם בקובץ ה-SKN יש ברמת התת-פרק 3 ספרות, זה מספור שאינו חוקי ויגרום לשיבוש ביבוא הקובץ.
2. יחידת מידה
לאחר מספר הסעיף (מבנה, פרק, תת-פרק וסעיף) יופיע קוד יחידת מידה מספרי. אלה הקודים התקפים:
0 – הערה, תוספת בסעיף חורג
1 – יח’
2 – מ”א
3 – מ”ר
4 – מ”ק
5 – טון
6 – נק
7 – י”ע
8 – ש”ע
9 – קומפלט
10 – פאושל
11 – ק”ג
12 – ליטר
13 – דונם
99
3. כמות
שדה הכמות הוא שדה מספרי. האורך המקסימלי המותר בשדה כמות הוא 6 ספרות, ועוד 2 ספרות לאחר הנקודה העשרונית. לדוגמה: 123456.12 הוא מספר חוקי בשדה כמות. המספר 12345678 הוא אינו מספר חוקי בשדה כמות
כיוון שהוא חורג מההגבלה של 6 ספרות.
4. מחיר יחידה
שדה המחיר הוא שדה מספרי. האורך המקסימלי המותר בשדה מחיר יחידה הוא 9 ספרות, ועוד 2 ספרות לאחר הנקודה העשרונית. לדוגמה: 123456789.12 הוא מספר חוקי בשדה מחיר יחידה. המספר 500.1234 הוא אינו מספר חוקי בשדה מחיר יחידה כיוון שהוא חורג מההגבלה של 2 ספרות לאחר הנקודה העשרונית.
5. תאור סעיף
השדה תאור סעיף הוא שדה שיכול להכיל טקסט ומספרים. אם התאור ארוך יותר מ-300 תווים, יוגדר סעיף נוסף שקוד יחידת המידה שלו הוא 0.
טיפ: ניתן לפתוח קובץ SKN במעבד תמלילים פשוט כגון Notepad כדי לבחון אם הסעיפים שבקובץ עומדים בתנאי הפורמט.