- כאשר מעדכנים מחיר חוזה בסעיף כלשהו, ובחשבון האחרון עדיין לא הוזנה כמות ביצוע נוכחית בסעיף (או לא עודכנה הכמות המצטברת), ברירת המחדל של התוכנה היא לא לעדכן את המחיר בסעיף בחשבונות (גם לא בחשבון האחרון) אלא לשמור על המחיר כפי שהיה.
ההגיון בכך הוא, שכל עוד אין בחשבון האחרון כמות ביצוע נוכחית בסעיף, זה אומר שהכמות המצטברת בסעיף לא השתנתה מהחשבונות הקודמים, ומכאן שגם השווי הכספי המצטבר של הסעיף לא צריך להשתנות. ברגע שהמשתמש יזין כמות ביצוע נוכחית בסעיף (או ישנה את הכמות המצטברת) תקפוץ חלונית שמציעה לעדכן את המחיר בסעיף למחיר החוזה החדש, ואז השווי הכספי של העבודות בסעיף יחושב מחדש לפי מחיר החוזה המעודכן – הכמות המצטברת בסעיף תוכפל במחיר החדש, והקבלן יהיה זכאי להפרש (או שייגרע ממנו סכום מסוים, אם המחיר הוקטן). - ההתנהגות הזו של התוכנה, כלומר – לא לעדכן את המחיר בחשבונות, כולל לא בחשבון האחרון, כל עוד אין בחשבון האחרון כמות ביצוע נוכחית בסעיף (או כל עוד לא עודכנה הכמות המצטברת), הרבה פעמים מעוררת שאלות של משתמשים. משתמש מצפה לכך שאם הוא מעדכן מחיר בחוזה בסעיף כלשהו, התוכנה תעדכן אוטומטית את המחיר בסעיף גם בחשבון האחרון.
אבל כברירת מחדל, התוכנה תעדכן את המחיר בסעיף בחשבון האחרון, רק אם יש בסעיף כמות ביצוע נוכחית או השתנתה הכמות המצטברת.
כל עוד אין בסעיף כמות ביצוע נוכחית (כלומר לא השתנתה הכמות המצטברת), התוכנה לא תעדכן את המחיר אלא תשמור על המחיר הקודם. - כאשר המשתמש מעדכן מחיר חוזה בסעיף שאין בו כמות ביצוע נוכחית בחשבון האחרון (כלומר, שלא השתנתה בו הכמות המצטברת), תופיע בעת עדכון המחיר רק שאלה אחת, המציעה לשמור כברירת מחדל על המחיר הישן בכל החשבונות הקיימים, ללא הבחנה בין החשבון האחרון לבין החשבונות הקודמים:
- אם לעומת זאת, המשתמש מעדכן את מחיר החוזה בסעיף כלשהו, כאשר כבר יש בחשבון האחרון כמות ביצוע נוכחית בסעיף (כלומר שהכמות המצטברת השתנתה), ברירת המחדל של התוכנה היא לעדכן את המחיר בסעיף בחשבון האחרון ולשמור על המחיר בחשבונות הקודמים. במקרה כזה, התוכנה תציג שתי שאלות נפרדות, אחת שמתייחסת לעדכון המחיר בחשבון האחרון – ושם ברירת המחדל היא לעדכן, ושאלה שניה שמתייחסת לכל החשבונות הקודמים, ושם ברירת המחדל היא לשמור על המחיר הקודם:
- שימו לב: ההבחנה הזאת של התוכנה בתגובה לעדכון מחיר חוזה בין החשבון האחרון לבין החשבונות הקודמים, תופיע רק כאשר כבר יש כמות ביצוע נוכחית בסעיף בחשבון האחרון (כלומר שהכמות המצטברת השתנתה).
- אם התוכנה מזהה שלא קיימת כמות ביצוע נוכחית בסעיף שהמשתמש מעדכן את המחיר שלו בחוזה (כלומר שלא השתנתה הכמות המצטברת), התוכנה תתייחס לכל החשבונות בתור “החשבונות הקיימים” ותציע לשמור את המחיר בחשבונות הקיימים (ובכלל זה בחשבון האחרון), ואז המשתמש יראה סימן קריאה במחיר היחידה כאשר הוא ייכנס לסעיף גם בחשבון האחרון.
- אם המשתמש מעוניין להסיר את סימן הקריאה ולגרום למחיר של הסעיף בחשבון להתעדכן לפי מחיר החוזה החדש, הוא יכול לבחור באחת משתי אפשרויות:
- לעמוד על הסעיף, וללחוץ על הכפתור “עדכון מחיר” בסרגל הכפתורים בצד ימין למטה, ואז להקליד את המחיר החדש באופן ידני:
- לעדכן בסעיף את כמות הביצוע, ואז ברגע שהתוכנה תזהה שיש בסעיף כמות ביצוע נוכחית (או שהכמות המצטברת השתנתה), היא תקפיץ אוטומטית חלונית שמציעה לעדכן את המחיר בסעיף בחשבון למחיר החוזה החדש:
- לעמוד על הסעיף, וללחוץ על הכפתור “עדכון מחיר” בסרגל הכפתורים בצד ימין למטה, ואז להקליד את המחיר החדש באופן ידני:
