מטרה: דוח תקציב משאבי קבלני משנה ורכש מאפשר להשוות בין שלושה נתונים –
1. התקציב הראשוני המתוכנן למשאבים.
2. התקציב המעודכן למשאבים.
3. הניצול התקציבי של המשאבים.
מנין נובעים שלושת הנתונים הנ”ל?
1. התקציב הראשוני המתוכנן למשאבים נובע מניתוח סעיפי החוזה הראשי למרכיבים. כל מרכיב שמופיע בניתוח סעיפי החוזה הראשי מסוכם ותורם לסה”כ של התקציב הראשוני המתוכנן.
2. התקציב המעודכן למשאבים נובע מסגירת החוזים בפועל מול קבלני המשנה והספקים. בעקבות סגירת החוזים מול קבלני המשנה והספקים, אנחנו מעדכנים את הניתוח ומחליפים את המרכיבים בניתוח ממרכיבים מסוג “משאב” למרכיבים מסוג סעיף ק.מ במקרה של משאב קבלן משנה, ולמרכיבים מסוג פריט במקרה של משאב רכש. עדכון הניתוח בא לידי ביטוי בתקציב המעודכן, ובתום התהליך של סגירת החוזים עם קבלני המשנה והספקים התקציב המעודכן ישקף את תקציב המשאבים בפועל לביצוע הפרויקט.
3. הניצול התקציבי של המשאבים נובע מחשבונות הביצוע של קבלני המשנה ומתעודות דיווח האספקה. סכומי הביצוע בסעיפים של קבלני משנה וסכומי האספקות מסוכמים ותורמים לסה”כ של הניצול התקציבי.
איך לבנות את הנתונים על מנת להפיק דוח תקציב משאבי ק.מ ורכש?
1. בניית התקציב הראשוני –
א. לוודא שבקטלוג המשאבים מוגדרים משאבים מסוג ק.מ ומשאבי רכש בהתאם למשאבים שרוצים שיופיעו בדוח.
הגדרת משאבים בקטלוג המשאבים נעשית באופן הבא:
במסך הראשי להיכנס ל”נתוני תשתית” > “מחירונים וספריות” > “קטלוג משאבים”.
בקטלוג המשאבים, להוסיף את המשאבים של קבלני המשנה תחת סוג המשאב הרלוונטי, ולוודא שביחידת המידה של המשאב בוחרים “ק.מ.” (קבלן משנה).
ב. בתוכנת “תקציב ביצוע” לנתח את סעיפי החוזה הראשי למרכיבים.
ניתוח סעיפי החוזה הראשי למרכיבים נעשית באופן הבא:
במסך הראשי להיכנס ל”תקציב הביצוע” > “ניתוח סעיפי הביצוע בפרויקט”.
עומדים על סעיף שרוצים לנתח, ולוחצים על הכפתור “מרכיבים לסעיף”.
להוסיף לניתוח מרכיבים מסוג משאב (ק.מ או רכש), ולהגדיר למרכיב כמות ומחיר.
כל המרכיבים בניתוח הסעיפים יתרמו לתקציב הראשוני המופיע בדוח תקציב משאבי ק.מ ורכש.
2. בניית התקציב המעודכן –
א. להגדיר בתוכנת קבלני משנה חוזים מול קבלני המשנה וכמו כן להגדיר מחירוני ספקים ולשייך את הפריטים מהמחירונים למשאבים.
הגדרת חוזים מול קבלני משנה נעשית באופן הבא:
במסך “קבצי בנארית לעבודה” לעמוד על הקובץ שבו מוגדר החוזה הראשי, וללחוץ בצד שמאל על “קבלני משנה”.
להוסיף לרשימת הקבלנים את קבלן המשנה הרצוי, ולהעתיק אל כתב הכמויות של קבלן המשנה את הסעיפים הרלוונטיים מתוך החוזה הראשי, או להגדיר את הסעיפים של כתב הכמויות של קבלן המשנה בהקלדה.
ב. לשייך בתוכנת תקציב הביצוע את סעיפי קבלן המשנה למשאב הרלוונטי.
שיוך סעיפי קבלן משנה למשאב ק.מ. נעשית באופן הבא:
במסך הראשי להיכנס לתוכנת “תקציב ביצוע” > “ניתוח סעיפי הביצוע בפרויקט”.
ללחוץ בצד שמאל על הכפתור “סעיפי ק.מ. בניתוח”.
לסמן את קבלן המשנה שאת סעיפיו רוצים לשייך למשאב ק.מ., וללחוץ בצד שמאל על הכפתור “קישור סעיפים למשאבים”.
לסמן את הסעיפים של קבלן המשנה שאותם רוצים לשייך למשאב ק.מ., וללחוץ בצד שמאל על הכפתור “קישור למשאב”.
בשדה “משאב” לבחור את המשאב שאליו רוצים לשייך את הסעיפים, וללחוץ על “ביצוע”.
כל סעיף של קבלן משנה שמקושר למשאב ק.מ. יתרום לתקציב בפועל שמופיע בדוח תקציב משאבי ק.מ.
3. הניצול התקציבי –
כדי לראות את הניצול התקציבי, יש להזין כמויות ביצוע בחשבונות של קבלני המשנה שאת סעיפי החוזים שלהם קישרנו למשאבי ק.מ.
הזנת נתוני ביצוע בחשבונות של קבלני המשנה נעשית באופן הבא:
במסך “קבצי בנארית לעבודה” לעמוד על הקובץ שמכיל את החוזה הראשי, וללחוץ בצד שמאל על הכפתור “קבלני משנה”.
ברשימת קבלני המשנה, לסמן את הקבלן שעבורו רוצים להזין נתוני ביצוע, וללחוץ למעלה על הכפתור “חוזה וחשבונות”.
להגדיר את נתוני החוזה, ולאחר מכן ללחוץ למעלה על הכפתור “כל החשבונות”.
להגדיר את החשבון, ולהזין בו נתוני ביצוע בסעיפים שבהם ביצע הקבלן עבודות.
כל סעיף של קבלן משנה ששויך למשאב ק.מ. והוזנה בו כמות ביצוע בחשבון, סכום הביצוע בסעיף יסוכם ויתרום לניצול התקציבי שמופיע בדוח תקציב משאבי ק.מ.
איך מפיקים את דוח תקציב משאבי ק.מ.?
לאחר שביצענו את כל השלבים הנ”ל, ניתן להפיק את הדוח כדי לראות את ההשוואה בין התקציב הראשוני, לבין התקציב בפועל לבין הניצול התקציבי.
כדי להפיק את הדוח יש לגשת מהמסך הראשי ל”תקציב ביצוע” > “בקרת תקציב משאבים” > “תקציב משאבי ק.מ ורכש”.
עם הכניסה לדוח קופצת חלונית של חתך, שבו ניתן להגדיר פרמטרים לסינון הנתונים של הדוח.
בחלונית זו השדה “פרויקט” הוא שדה חובה, וכל יתר השדות הם אופציונליים. אם נשאיר אותם ריקים, יישלפו כל הנתונים הרלונטיים לפרויקט הנבחר.
באמצעות חלונית החתך ניתן לצמצם את הדוח לעבודה מסוימת מנותחת (השדה “ניתוח בסיס”), או למשאב מסוים, או להגביל את נתוני הביצוע עד לתאריך מסוים.
עם הפקת הדוח יופיעו המשאבים, ולגבי כל משאב יצוין התקציב הראשוני, התקציב בפועל, והניצול התקציבי. ובשורה התחתונה יופיע הסה”כ של כל השורות של הדוח.