כדי להבטיח שפתיחת תיבת המכרזים הדיגיטלית המכילה את הצעות המחיר של הקבלנים תיעשה בצורה מבוקרת, ניתן להפעיל בתוכנת מכרזים בענן של בנארית את האופציה של ועדת מכרזים. כאשר אופציה זו מופעלת, ניתן לפתוח את הצעות המחיר של הקבלנים רק לאחר שחברי ועדת המכרזים מזינים את סיסמאותיהם.
על מנת שניתן יהיה להשתמש באופציה של ועדת מכרזים, יש להגדיר תחילה חברי ועדת מכרזים באופן הבא:
1. כל חבר ועדת מכרזים צריך להיות מוגדר תחילה בתור עובד במערכת בנארית בענן. אם חבר ועדת המכרזים עדיין לא מוגדר כעובד, יש להוסיפו לרשימת העובדים בהתאם להסבר הזה.
2. כעת, לאחר שווידאנו שחבר ועדת המכרזים מוגדר בתור עובד במערכת, עלינו להגדיר אותו בתור חבר ועדת מכרזים. לשם כך, יש להיכנס בתפריט הראשי ל”ניהול מערכת” > ולבחור באפשרות “ועדת מכרזים”:
3. נפתח המסך “ועדת מכרזים”:
4. כדי להוסיף לרשימה עובד שאנחנו רוצים להגדירו גם כחבר ועדת מכרזים, יש ללחוץ למעלה בסרגל הכלים על הכפתור “הוספה”:
5. נפתחת במסך שורה חדשה, ובשדה “שם” מופיעה רשימה נפתחת של שמות העובדים במערכת:
6. לבחור מהרשימה את שם העובד שרוצים להגדירו כחבר ועדת מכרזים, ולסיום ללחוץ למעלה בסרגל הכלים על הכפתור “אישור עדכון”:
7. העובד שבחרנו מתווסף אל רשימת חברי ועדת המכרזים:
8. כעת, עלינו להגדיר בהגדרות הכלליות את המספר המקסימלי של חברי ועדת מכרזים שיידרש כדי לפתוח את תיבת המכרזים הדיגיטלית על מנת שניתן יהיה לעיין בהצעות הקבלנים ולערוך השוואת הצעות.
כדי להגדיר את המספר המקסימלי של חברי ועדת המכרזים הדרוש כדי לפתוח את תיבת המכרזים הדיגיטלית יש לגשת בתפריט הראשי ל”נתוני תשתית” > ולבחור “הגדרות כלליות”:
9. נפתח המסך “הגדרות כלליות”. בשדה “מספר חברי ועדה לפתיחת השוואה” יש להזין את המספר המקסימלי של חברי ועדת מכרזים שדרוש כדי לפתוח את תיבת המכרזים הדיגיטלית לצורך עריכת השוואת הצעות:
שימו לב: בשדה “מספר חברי ועדה לפתיחת השוואה” ניתן להזין ערך בין 1 ל-4.
10. ללחוץ על “אישור”:
בכך הושלמה ההגדרה של חברי ועדת המכרזים.
11. כדי להפעיל את האופציה של ועדת מכרזים במכרז ספציפי, יש לסמן ב-V את האפשרות “ועדת מכרזים” בחלונית של הגדרת פרטי המכרז (החלונית של הגדרת פרטי המכרז מופיעה כאשר מגדירים מכרז חדש, וניתן להגיע אליה גם באמצעות הכפתור “עדכון פרטי מכרז” לגבי מכרז קיים במסך “מכרזים בהכנה”). כמו כן, בשדה “מספר חברי ועדה” יש להגדיר את מספר חברי ועדת המכרזים שדרוש כדי לפתוח את המכרז הספציפי:
שימו לב: מספר חברי הועדה שנקבע למכרז ספציפי לא יכול להיות גדול יותר מהמספר שנקבע בהגדרות הכלליות בשדה “מספר חברי ועדה לפתיחת השוואה”.
12. לאחר שהגדרנו מכרז מסוים עם האפשרות של “ועדת מכרזים”, יש לקבוע את חברי ועדת המכרזים למכרז הספציפי באופן הבא:
(12.1) במסך “מכרזים בהכנה” לסמן את המכרז שלגביו רוצים להגדיר את חברי ועדת המכרזים, ולאחר מכן ללחוץ בצד שמאל על הכפתור “ועדה למכרז”:
(12.2) נפתחת החלונית “הגדרת חברי ועדת המכרזים למכרז”.
לבחור מתוך הרשימה הנפתחת את חברי הוועדה למכרז הספציפי, ולסיום ללחוץ על “אישור”:
13. עם העברת המכרז לשלב של “מכרז להגשה”, מקבל כל חבר ועדת מכרזים הודעת מייל עם סיסמה לפתיחת תיבת המכרזים הדיגיטלית. בסיסמה הזו יצטרך חבר ועדת המכרזים להשתמש בהגיע מועד פתיחת תיבת המכרזים הדיגיטלית לצורך עריכת השוואת ההצעות.
נוסח ההודעה שנשלחת לחבר ועדת המכרזים עם הסיסמה לפתיחת השוואת ההצעות נראה כך:
14. בהגיע מועד הפתיחה של הצעות הקבלנים, כאשר עומדים על המכרז הרלוונטי במסך “מכרזים להשוואה” ולוחצים על הכפתור “השוואת הצעות” מופיעה חלונית שבה כל חבר ועדת מכרזים צריך להזין את הסיסמה שקיבל בהודעת המייל הנ”ל:
רק לאחר שחברי ועדת המכרזים מזינים את סיסמאותיהם בחלונית זו, ניתן יהיה לעיין בהצעות המחיר של הקבלנים ולערוך את השוואת ההצעות.