כדי להבטיח שפתיחת תיבת המכרזים הדיגיטלית המכילה את הצעות המחיר של הקבלנים תיעשה בצורה מבוקרת, ניתן להפעיל בתוכנת מכרזים בענן של בנארית את האופציה של ועדת מכרזים. כאשר אופציה זו מופעלת, ניתן לפתוח את הצעות המחיר של הקבלנים רק לאחר שחברי ועדת המכרזים מזינים את סיסמאותיהם.
על מנת שניתן יהיה להשתמש באופציה של ועדת מכרזים, יש להגדיר תחילה חברי ועדת מכרזים באופן הבא:
1. כל חבר ועדת מכרזים צריך להיות מוגדר תחילה בתור עובד במערכת בנארית בענן. אם חבר ועדת המכרזים עדיין לא מוגדר כעובד, יש להוסיפו לרשימת העובדים בהתאם להסבר הזה.
2. כעת, לאחר שווידאנו שחבר ועדת המכרזים מוגדר בתור עובד במערכת, עלינו להגדיר אותו בתור חבר ועדת מכרזים.
לשם כך, יש להיכנס משורת התפריטים הראשית לתפריט “ניהול מכרזים” > “נתוני בקרה” >ולבחור באפשרות “רשימה כללית של חברי וועדה“:
3. נפתח המסך “רשימה כללית של חברי וועדה“:
4. כדי להוסיף לרשימה עובד שאנחנו רוצים להגדירו גם כחבר ועדת מכרזים, יש ללחוץ למעלה בסרגל הכלים על הכפתור “הוספה“:
5. נפתחת במסך שורה חדשה, ובשדה “שם” מופיעה רשימה נפתחת של שמות העובדים במערכת:
6. נבחר מהרשימה את שם העובד שרוצים להגדירו כחבר ועדת מכרזים ולסיום נלחץ למעלה בסרגל האייקונים על הכפתור “אישור עדכון“:
7. העובד שבחרנו מתווסף אל רשימת חברי ועדת המכרזים:
8. כעת, עלינו להגדיר בהגדרות הכלליות את המספר המקסימלי של חברי ועדת מכרזים שיידרש כדי לפתוח את תיבת המכרזים הדיגיטלית על מנת שניתן יהיה לעיין בהצעות הקבלנים ולערוך השוואת הצעות.
כדי להגדיר את המספר המקסימלי של חברי ועדת המכרזים הדרוש כדי לפתוח את תיבת המכרזים הדיגיטלית, משורת התפריטים הראשית ניגש ל”ניהול מכרזים” > “נתוני בקרה” > ונבחר ב”הגדרות בסיס למכרזים“:
9. נפתח המסך “הגדרות בסיס למכרזים“.
בשדה “מספר חברי ועדה לפתיחת מכרז” יש להזין את המספר המקסימלי של חברי ועדת מכרזים שדרוש כדי לפתוח את תיבת המכרזים הדיגיטלית לצורך עריכת השוואת הצעות:
שימו לב: בשדה “מספר חברי ועדה לפתיחת השוואה” ניתן להזין ערך בין 1 ל-4.
10. לוחצים על “אישור“:
בכך הושלמה ההגדרה של חברי ועדת המכרזים.
11. כדי להפעיל את האופציה של ועדת מכרזים במכרז ספציפי, יש לסמן ב-V את האפשרות “ועדת מכרזים” בחלונית של הגדרת פרטי המכרז.
(החלונית של הגדרת פרטי המכרז מופיעה בהגדרת מכרז חדש, וגם, כאשר המכרז כבר קיים, במסך “מכרזים לקבלן ראשי/משנה” תחת הלשונית “מכרזים בהכנה” – בלחיצה על כפתור “עדכון פרטי מכרז“בסרגל השמאלי).
בשדה “מספר חברי ועדה” יש להגדיר את מספר חברי ועדת המכרזים שדרוש כדי לפתוח את המכרז הספציפי:
שימו לב: מספר חברי הועדה שנקבע למכרז ספציפי לא יכול להיות גדול יותר מהמספר שנקבע בהגדרות הכלליות בשדה “מספר חברי ועדה לפתיחת השוואה“.
12. לאחר שהגדרנו במכרז מסוים את האפשרות של “ועדת מכרזים“, יש לקבוע מי יהיו חברי ועדת המכרזים למכרז זה באופן הבא:
12.1) במסך “מכרזים לקבלן ראשי” תחת הלשונית “מכרזים בהכנה” נסמן את המכרז שלגביו רוצים להגדיר את חברי ועדת המכרזים, ולאחר מכן נלחץ בסרגל השמאלי על הכפתור “ועדה למכרז“:
(12.2) נפתחת החלונית “הגדרת חברי ועדת המכרזים למכרז“.
נבחר מתוך הרשימה הנפתחת את חברי הוועדה למכרז הספציפי, ולסיום נלחץ על “אישור“:
13. עם העברת המכרז לשלב של “מכרז להגשה“, מקבל כל חבר ועדת מכרזים הודעת מייל על כך שהמכרז שבו הוא חבר בוועדת המכרזים הופץ להגשה. המייל מכיל את פרטי המכרז, מועד הגשה ומועד פתיחה:
14. בהגיע מועד הפתיחה של הצעות הקבלנים, מקבל חבר הוועדה מייל נוסף ובו סיסמה לפתיחת תיבת המכרזים הדיגיטלית לצורך ביצוע השוואת הצעות. בסיסמה הזו יצטרך חבר ועדת המכרזים להשתמש.
15. כאשר עומדים על המכרז הרלוונטי תחת הלשונית “מכרזים להשוואה” ולוחצים בסרגל השמאלי על הכפתור “השוואת הצעות” מופיעה חלונית שבה כל חבר ועדת מכרזים צריך להזין את הסיסמה שקיבל בהודעת המייל הנ”ל:
רק לאחר שחברי ועדת המכרזים מזינים את סיסמאותיהם בחלונית זו, ניתן יהיה לעיין בהצעות המחיר של הקבלנים ולערוך את השוואת ההצעות.
מותאם למהדורה 4.42.0 בנארית בענן