כדי להגדיר מקדמה יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. במסך “קבצי בנארית לעבודה” לסמן את הקובץ שבו רוצים להגדיר את המקדמה:
2. ללחוץ בצד שמאל על הכפתור “חוזה/חשבונות”:
3. נפתח מסך החשבונות. ללחוץ למעלה על הכפתור “נתוני חוזה”:
4. נפתח מסך נתוני החוזה. לעבור אל הלשונית “מקדמה”:
5. ללחוץ בצד ימין למטה על “עדכון”:
6. בשדה “סכום המקדמה” להקליד את סכום המקדמה, ולהתקדם לשדה הבא באמצעות לחיצה על Enter:
7. הסמן עובר לשדה “שיטת ההחזר”.
כאן יש לבחור את אופן הקיזוז של החזרי המקדמה עד לפרעון המקדמה. שתי השיטות האפשריות לקיזוז החזרי המקדמה הן:
% קבוע מכל חשבון ותשלומים שווים.
כאשר בוחרים “% קבוע מכל חשבון”, גובה הקיזוז של החזר המקדמה קשור לסכום העבודות שבוצעו בחשבון.
כאשר בוחרים “תשלומים שווים” התוכנה מחלקת את סכום המקדמה למספר התשלומים שנקבעו, ומקזזת סכום אחיד מכל אחד מהחשבונות.
8. לאחר בחירת שיטת ההחזר יש להתקדם עם Enter לשדה הבא.
אם בשדה “שיטת ההחזר” בחרנו “% קבוע מכל חשבון”, יש לקבוע בשדה “החזר” כמה אחוזים יקוזזו מכל חשבון לטובת החזר המקדמה:
אם בשדה “שיטת ההחזר” בחרנו “תשלומים שווים”, יש לקבוע בשדה “מס’ התשלומים” את מספר התשלומים שבהם תוחזר המקדמה:
9. לאחר שהגדרנו את אופן החזר המקדמה, להתקדם לשדה הבא עם Enter. הסמן עובר לשדה “החל מח-ן”. בשדה הזה יש להקליד את מספר החשבון שהחל ממנו יתחילו להיות מקוזזים החזרי המקדמה:
10. לאחר שקבענו את מספר החשבון שהחל ממנו יתחילו הקיזוזים של החזרי המקדמה, להתקדם לשדה הבא עם לחיצה על Enter. אם ב”שיטת ההחזר” בחרנו שהחזרי המקדמה יקוזזו בשיטה של “% קבוע מכל חשבון”, הסמן עובר לשדה “עד ח-ן” שבו ניתן לקבוע את מספר החשבון שעד אליו תוחזר כל המקדמה:
התוכנה מוודאת שכל סכום המקדמה יקוזז מהחשבונות. אם הוגדר מספר חשבון בשדה “עד ח-ן” זה אומר שיש לקזז את מלוא סכום המקדמה עד למספר החשבון שהוגדר. אם המקדמה לא הוחזרה עדיין במלואה עד אותו חשבון, יתרת המקדמה תקוזז בחשבון שנקבע. אם מגיעים לחשבון הסופי ועדיין לא הוחזרה כל המקדמה, יתרת המקדמה תקוזז בחשבון הסופי.
11. תחת הכותרת “החזר המקדמה יחושב על” יש לסמן את סוגי העבודות שמהם יש לקזז את החזר המקדמה:
12. לסיום ללחוץ על “אישור” בצד ימין למטה:
13. כעת נחזור אל מסך החשבונות. יש ללחוץ למעלה על הכפתור “כל החשבונות”:
14. נפתח מסך החשבונות.
מרגע שהוגדרה מקדמה, התוכנה יוצרת במסך החשבונות באופן אוטומטי חשבון מס’ 0 שמייצג את תשלום המקדמה לקבלן:
15. ללחוץ בצד ימין למטה על הכפתור “חישוב חשבון”:
16. מופיעה הודעה על כך שהחשבון יחושב מחדש. ללחוץ על “אישור”:
17. ניתן לעיין בריכוז של חשבון המקדמה באמצעות לחיצה על הכפתור “סיכומים”:
18. וניתן להפיק דוח של חשבון המקדמה בהתאם להסבר הזה.