לאחר הקמת יומן העבודה, יש לעבור לשלב הבא בהגדרת יומן העבודה והוא השלב של עיצוב יומן העבודה. שלב זה כולל בחירת סוגי הדיווח שיופיעו בכל דף של יומן העבודה, ואופן פריסת הדיווחים בדף.
כדי לעצב את יומן העבודה יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. בתפריט הראשי לבחור “הגדרות” > “הגדרת יומני עבודה“:
2. נפתח המסך “הגדרת יומני עבודה” ובו רשימת יומני העבודה הקיימים. ברשימה יופיע גם יומן העבודה החדש שהגדרנו בשלב הקודם. כדי להתחיל לעצב את היומן יש ללחוץ על שמו ברשימת יומני העבודה:
3. נפתח המסך “הגדרת יומן עבודה“. בחלק התחתון של המסך תחת “סוגי דיווח” מופיע כברירת מחדל סוג הדיווח “מזג אוויר“. סוג דיווח זה מאפשר לצדדים המתעדים ביומן העבודה לדווח על מזג האוויר בכל יום של עבודה באתר על ידי בחירה מתוך רשימת פריטים:
4. כברירת מחדל, רשימת הפריטים של סוג הדיווח “מזג אוויר” ריקה. כדי להוסיף אפשרויות בחירה (כגון “שמש“, “מעונן“, “גשם“, “שרבי“, “סוער“) יש ללחוץ על הקישור “רשימת פריטים“. נפתחת חלונית המאפשרת להוסיף פריטים לרשימה של סוג הדיווח “מזג אוויר“. ללחוץ על כפתור ההוספה (הפלוס):
5. נפתחת חלונית להוספת פריט לרשימה. להקליד את תיאור הפריט ואת המקבילה האנגלית שלו וללחוץ על “הוסף“:
6. הפריט מתווסף לרשימה, ואז ניתן לחזור ולהוסיף עוד פריטים באמצעות כפתור ההוספה:
7. לאחר שהוספנו בדרך שתוארה לעיל את הפריטים הרצויים לרשימה של סוג הדיווח “מזג אוויר“, ללחוץ על “סגור חלון“:
8. סוג הדיווח היחיד שקיים כרגע ביומן החדש שהגדרנו הוא “מזג אוויר“. כעת נוסיף סוג דיווח חדש עבור כוח אדם. כדי להוסיף סוג דיווח חדש, יש ללחוץ על כפתור ההוספה במסך “הגדרת יומן עבודה” בכותרת של החלונית “סוגי דיווח“:
9. נפתחת רשימת אפשרויות לצד הכפתור. לבחור מהרשימה “כח אדם“:
10. נפתח החלון של הגדרת סוג הדיווח “כוח אדם“:
11. במסך הנ“ל יש לבחור את הפרמטרים הרצויים לגבי סוג הדיווח הזה. שימו לב לפרמטרים “מפקח יכול לדווח” ו“האחראי לביצוע יכול לדווח“: בשני הפרמטרים האלה ברירת המחדל היא “כן“, כלומר שני הצדדים יכולים להוסיף דיווחים בסוג הדיווח הזה, אבל אינם חייבים להוסיף דיווח. ניתן לקבוע שאחד מהצדדים יכול לדווח והשני לא, וניתן לקבוע גם שאחד הצדדים או שני הצדדים חייבים לדווח את סוג הדיווח הזה, ואז לא ניתן לחתום על היום בלי שמופיע בו סוג הדיווח הזה.
לגבי “מיקום בעיצוב היומן“: אפשר לקבוע באיזה מקום בדף יופיע סוג הדיווח. בדוגמה הנ“ל, קבעתי שסוג הדיווח יופיע בשורה הראשונה, בעמודה השנייה ויתפוס 33%(שליש) מרוחב הדף ביומן.
לאחר שסיימנו להגדיר את הפרמטרים לסוג הדיווח “כוח אדם“, ללחוץ על “אישור“.
12. סוג הדיווח “כוח אדם” מתווסף לרשימת סוגי הדיווח ביומן העבודה:
13. אם רוצים לערוך שינויים כלשהם בפרמטרים של סוג הדיווח, יש ללחוץ על כפתור העריכה בשורה של סוג הדיווח הרלוונטי:
14. בחלון שנפתח לערוך את השינויים הרצויים וללחוץ על “אישור“:
15. ניתן להוסיף עוד סוגי דיווח בהתאם לצורך, בהתאם לשלבים שתוארו מסעיף 8 עד 14.
16. הנה כך נראה מסך “הגדרת יומן עבודה” לאחר שהוספתי לו עוד שני סוגי דיווח: כלים והתקדמות הביצוע:
שימו לב: כאשר מוסיפים לרשימת סוגי הדיווח סוג דיווח “מזג אויר“, “כח אדם” או “כלים” – הדיווח ביומן יהיה באמצעות רשימת פריטים, כלומר רשימה נפתחת שבוחרים ממנה את האפשרות הרצויה. לעומת זאת, כאשר מוסיפים סוג דיווח מסוג “טקסט“, הדיווח ביומן יהיה באמצעות הקלדת טקסט חופשית לתיבת טקסט.