במהלך הרגיל של הדברים, קיזוז הרכש האוטומטי מחשבון קבלן המשנה מתבצע רק כאשר הפריטים שהוזמנו עבור קבלן המשנה כבר סופקו על ידי הספק, נקלטה בגינם תעודת דיווח אספקה, והם שויכו לחשבון מרכז לאספקה שהועבר לסטטוס “אושר”.
לעתים, הקבלן שביצע את הרכש עבור קבלן המשנה רוצה שסכום הרכש יקוזז מחשבון קבלן המשנה עוד לפני שהספק מספק את האספקה או לפני שהספק שולח את החשבונית, ולעתים הקבלן רוצה לקבוע בעצמו את הסכום שיקוזז מחשבון קבלן המשנה, ולא שיקוזז באופן אוטומטי כל סכום הרכש. במצבים כאלה אפשר לבצע את קיזוז הרכש באמצעות הצבת סכום ידנית.
(לשם השוואה ראו: קיזוז סכום האספקה מחשבון הקבלן באמצעות הצבת סך האספקה)
כדי לבצע את קיזוז הרכש בחשבון קבלן המשנה באמצעות הצבת סכום יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. במסך “קבצי בנארית לעבודה” לסמן את הקובץ שבו הוגדר החוזה מול קבלן המשנה ולהיכנס לתוכנת “קבלני משנה”:
2. ברשימת קבלני המשנה לסמן את קבלן המשנה הרלוונטי וללחוץ למעלה על הכפתור “חשבונות”:
3. במסך החשבונות לסמן את החשבון שבו רוצים לבצע את קיזוז הרכש וללחוץ למעלה על הכפתור “קיזוז רכש”:
4. במסך “קיזוז רכש” ללחוץ בצד ימין למטה על הכפתור “הצבה”:
5. בעקבות לחיצה על הכפתור “הצבה” השדה “קיזוז רכש מצטבר בח-ן” נפתח להקלדה.
יש להקליד בשדה את הסכום שרוצים לקזז מהחשבון:
6. לסיום, ללחוץ בצד ימין למטה על “אישור”:
7. כדי לראות את השפעת פעולת ההצבה על החשבון, יש ללחוץ למעלה על הכפתור “סיכומים”:
בחלונית “סיכומים” ללחוץ לחיצה כפולה על השורה “מצטבר מחושב במחירי בסיס” כדי להציג את פירוט השורה:
בחלונית הפירוט שנפתחת ניתן לראות את ההפחתה של סכום קיזוז הרכש שהוצב, ואם הוגדרה תקורת רכש היא גם תופחת:
9. כדי לראות בדוח החשבון את סכום קיזוז הרכש שהוצב, יש להגיע לדף האחרון של ריכוז החשבון, ושם מוצג קיזוז הרכש כך:
==============================