בתוכנת מכרזים בענן, כשמגיע מועד פתיחת ההצעות, מזמין העבודה נכנס לתוך המסך של השוואת ההצעות, והצעות המחיר של הקבלנים נקלטות אוטומטית לתוך מסך ההשוואה.
בגרסת הדסקטופ של תוכנת בנארית פרו, מזמין העבודה עורך את ההשוואה בין הצעות המחיר של הקבלנים בתוכנת השוואת הצעות. המזמין קולט אל תוכנת השוואת הצעות את קבצי המכרזית שקיבל מהקבלנים. לחלופין, אם הקבלן החזיר למזמין העבודה את הצעת המחיר בפורמט שאינו מכרזית, צריך מזמין העבודה להקליד ידנית את הצעת המחיר.
לאחר קליטת הצעות המחיר של הקבלנים, מזמין העבודה מפיק דוח השוואה שבו הוא רואה מיהו הקבלן שהגיש את הצעת המחיר הזולה ביותר במכרז. בדרך כלל, הקבלן שהגיש את הצעת המחיר הזולה ביותר הוא זה שנבחר כזוכה במכרז והוא זה שייחתם איתו חוזה לביצוע העבודה.
כעת, מרגע שנבחר הקבלן הזוכה באמצעות השוואת ההצעות, מזמין העבודה מעביר את מחירי ההצעה הזוכה מתוכנת השוואת הצעות אל כתב הכמויות שעל בסיסו נערך המכרז (מחירי האומדן שהיו בכתב הכמויות נדרסים).
מחירי ההצעה הזוכה מופיעים כעת בכתב הכמויות, והסך הכל של כתב הכמויות מהווה את היקף החוזה שייחתם בין הצדדים.