כאשר הספק שולח חשבונית חיוב בגין אספקות שסיפק, יש לקלוט בתוכנת ניהול משאבים חשבון מרכז לאספקה עם פרטי החשבונית, ולשייך לחשבון את שורות האספקה הרלוונטיות כדי לוודא שסכום החיוב בחשבונית הספק תואם את שווי האספקות שסופקו.
כדי לקלוט חשבון מרכז לאספקה ולשייך אליו את שורות האספקה, יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. במסך הראשי של בנארית פרו להיכנס למעלה לתפריט “ניהול משאבים” > ולבחור ב”חשבונות מרכזים לאספקה”:
2. נפתחת החלונית “חתך שורות”. ללחוץ על “ביצוע”:
3. נפתח המסך “חשבונות מרכזים לאספקה”. ללחוץ בצד שמאל על הכפתור “הוספת ח-ן ושיוך”:
4. נפתחת חלונית “הוספת ח-ן מרכז”, והסמן מתמקם בשורה חדשה לקליטת חשבון מרכז של הספק:
יש למלא את פרטי החשבון המרכז בשורה החדשה בהתאם להנחיות הבאות:
– בשדה “פרויקט” לבחור מהרשימה את שם הפרויקט אליו שייכת החשבונית (אם החשבונית שייכת למספר פרויקטים, להשאיר את השדה “פרויקט” ריק).
– בשדה “אתר” לבחור את האתר שאליו שייכת החשבונית (אם החשבונית שייכת למספר אתרים, להשאיר את השדה “אתר” ריק).
– בשדה “ספק” לבחור את הספק שהוציא את החשבונית.
– בשדה “זהוי ח-ן מרכז” להזין את מספר החשבונית.
– בשדה “תאריך הח-ן המרכז” להזין את תאריך החשבונית.
– בשדה “סכום הח-ן לפני מע”מ” להקליד את סכום החשבונית ללא מע”מ.
– השדה “תאריך תשלום מתוכנן” יתמלא אוטומטית בהתאם לתנאי התשלום של הספק (כפי שהם מוגדרים ברשומה של הספק. ניתן לערוך את תנאי התשלום דרך “נתוני תשתית” > “שותפים עסקיים” > “ספקים”).
– השדה “הערת הח-ן” הוא שדה טקסט חופשי.
הנה כך נראית שורת החשבון המרכז לאספקה לאחר שמולאו בה הפרטים:
12. לאחר שמולאו פרטי החשבונית, ללחוץ בסרגל הכלים על הכפתור “אישור עדכון” (הכפתור עם ציור הדיסקט):
13. ללחוץ על הכפתור “שיוך אספקה”:
14. נפתחת חלונית המציגה את שורות האספקה של הספק שעדיין לא שויכו לאף חשבונית. אם בפרטי החשבונית מולאו גם השדות “פרויקט” ו”אתר”, יופיעו רק שורות אספקה של הספק אם הן מתאימות לפרויקט ולאתר שנבחרו.
לגבי כל שורת אספקה ניתן לראות את מספר תעודת המשלוח שממנו היא לקוחה (בעמודה מס’ תעודה).
מתחת לכל שורות האספקה מופיע הסה”כ של שורות האספקה.
יש לסמן V בתיבת הסימון שנמצאת בקצה הימני של כל שורת אספקה. ניתן לסמן באופן גורף את כל השורות באמצעות סימון V בתיבת הסימון העליונה שמעל שורות האספקה.
לאחר סימון שורות האספקה הרלוונטיות לחשבונית שאליה אנחנו משייכים, ללחוץ למטה על “בחירה”:
שימו לב: אם לא מופיעות שורות אספקה לשיוך, ייתכן שכל שורות האספקה של הספק כבר משויכות לחשבונית אחרת כלשהי, ואז ייתכן ומדובר בחשבונית שגויה. ייתכן גם ששורות האספקה נקלטו לאתרים/מבנים אחרים מאלה שנבחרו לחשבון המרכז.
15. מופיעה הודעת אישור המציינת את מספר שורות האספקה שישויכו לחשבונית. לאישור הפעולה ללחוץ על “כן”:
שימו לב: אם סכום שורות האספקה שסומנו גדול יותר מסכום החשבונית, לא ניתן יהיה לשייך את כל השורות.
16. לאחר שיוך שורות האספקה לחשבון המרכז (חשבונית הספק), יש לוודא שסכום האספקות המשויכות זהה לסכום החשבונית, כלומר שגובה החיוב בחשבונית תואם את שווי האספקות. המצב האופטימלי הוא שהסכום שמופיע בעמודה “סכום הח-ן לפני מע”מ” זהה לסכום שמופיע בעמודה “סכום ששויך”, ובעמודה “סכום להקצאה” מופיע 0.00, כפי שמוצג בצילום המסך הבא:
שימו לב: אם סכום הח-ן גבוה מהסכום ששויך, ייתכן שיש עדיין שורות אספקה שלא שויכו לחשבון המרכז. ייתכן גם שהספק חייב את הקבלן במחירים גבוהים מאלה שסוכמו, ולכן יוצא ששווי האספקות קטן מהסכום של החשבונית. מצב נוסף אפשרי הוא שהספק חייב בחשבונית על פריט שלא סיפק כלל. בכל מצב של חיוב שגוי על ידי הספק, צריך הספק להוציא חשבונית זיכוי, אותה יש לקלוט בנפרד.
====================================