כדי לאפשר לתוכנה לבצע קיזוז רכש אוטומטי מחשבונות קבלן המשנה יש להפעיל בחוזה של קבלן המשנה את המנגנון של קיזוז הרכש בהתאם להנחיות הבאות:
1. במסך “קבצי בנארית לעבודה” לסמן את הקובץ שבו הוגדרה העבודה של קבלן המשנה ולהיכנס אל תוכנת קבלני משנה:
2. בתוכנת קבלני משנה, לסמן ברשימת קבלני המשנה את הקבלן שממנו רוצים לקזז את עלות הרכש באופן אוטומטי, ואז ללחוץ על הכפתור “חשבונות”:
3. אם עדיין לא הוגדר חוזה מול קבלן המשנה, תיפתח החלונית של הגדרת חוזה, שבה יש להגדיר חוזה כרגיל.
יש לשים לב לנתון שמזינים בשדה “מספר חוזה”, כיוון שמספר החוזה ישמש בתור מספר מזהה שבאמצעותו נוכל בהמשך התהליך להגדיר את קיזוז הרכש מהחוזה הספציפי הזה:
4. לאחר הגדרת הנתונים הכלליים של החוזה בלשונית “כללי” יש לעבור ללשונית “נתוני עבודה”:
5. בלשונית “נתוני עבודה” יש להזין מזמין אתר וקבלן בשדות המתאימים, לצורך זיהוי החוזה:
6. לעבור ללשונית “רכש ותשלומים”:
7. בלשונית “רכש ותשלומים” ללחוץ בצד ימין למטה על הכפתור “עדכון”:
8. בשדה “קיזוז רכש חומרים” לבחור את המיקום שבו רוצים שתיכנס השורה של קיזוז הרכש בריכוז החשבון: לפני התייקרות או אחרי התייקרות.
(שימו לב: הבחירה במיקום לפני או אחרי התייקרות משפיעה רק בחוזה שכולל התייקרות. בחוזה שלא כולל התייקרות, לא משנה המיקום שבוחרים):
9. אם הקבלן שמבצע את הרכש עבור קבלן המשנה רוצה להעמיס אחוזי תקורה על עלות הרכש שהוא מקזז מחשבונות קבלן המשנה (למשל, בגין דמי טיפול בהזמנה/בגין אחסון החומרים), הוא יכול להגדיר אחוזי תקורת רכש חומרים:
10. בפרמטר “עדכון אוטומטי של הקיזוז” ניתן לבחור האם קיזוז הרכש האוטומטי מחשבון קבלן המשנה יתבצע גם כאשר חשבון קבלן המשנה נמצא בסטטוס “הוגש”, או לחילופין שקיזוז הרכש האוטומטי יתבצע רק כאשר חשבון קבלן המשנה נמצא בסטטוס “בהכנה”:
שימו לב: אם נבחרה האפשרות שקיזוז הרכש האוטומטי יתבצע רק כאשר חשבון קבלן המשנה נמצא בסטטוס “בהכנה” ויש עלות רכש שצריך לקזז מקבלן המשנה וחשבון קבלן המשנה כבר הועבר לסטטוס “הוגש”, העלות תקוזז מהחשבון הבא של הקבלן.
==============================
השלב הבא: הוספת הזמנת רכש וקישור הפריטים המוזמנים לחוזה של קבלן המשנה