רכש מספקים בתוכנת ניהול משאבים – התחלה מהירה

הוספת ספק

במסך הראשי של בנארית, להיכנס לתפריט “נתוני תשתית” > “שותפים עסקיים” > “ספקים”:

נפתחת רשימת הספקים. יש ללחוץ בסרגל הכלים העליון על כפתור ההוספה (הפלוס) ולהוסיף בשורה חדשה את פרטי הספק (השדה ח.פ הוא שדה חובה).

הוספת אתר

במסך הראשי של בנארית להיכנס לתפריט “נתוני תשתית” > “אתרים ומבנים”:

נפתחת רשימת האתרים. ללחוץ בסרגל הכלים העליון על כפתור ההוספה (הפלוס) – מופיעות שתי אפשרויות: הוסף אח/הוסף בן. אם רוצים להוסיף אתר, לבחור “הוסף אח”. אם רוצים להוסיף מבנה (תת-אתר תחת אתר קיים), לבחור “הוסף בן”. בשורה החדשה שמתווספת יש להקליד את שם האתר/מבנה.

יצירת הזמנת רכש

במסך הראשי של בנארית להיכנס לתפריט “ניהול משאבים” > “הזמנות רכש”:

במסך “הזמנות רכש” ללחוץ בסרגל הכפתורים השמאלי על “הוספת הזמנה”. בחלונית “הוספת הזמנה” יש להזין את כותרת ההזמנה: לבחור ספק מהרשימה, תאריך הזמנה, את הפרויקט והאתר אליהם מיועדת האספקה (האתר אינו שדה חובה), ותאריך אספקה מתוכנן. ניתן להגדיר גם אחוז הנחת הזמנה ולהוסיף הערה:

שימו לב 1: אם הפרויקט שאליו מיועדת האספקה עדיין לא הוגדר, יש להגדירו בהתאם להסבר הזה.

שימו לב 2: אם הפרויקט כבר הוגדר אך לא מופיע ברשימה הנפתחת בשדה “פרויקט”, או אם הספק כבר הוסף לרשימת הספקים, אך לא מופיע ברשימה הנפתחת בשדה “ספק”, יש ללחוץ בסרגל הכלים העליון על הכפתור “רענון מסך”:

לאחר שמגדירים את הכותרת של הזמנת הרכש החדשה, יש ללחוץ בסרגל הכפתורים התחתון על “הוספת פריט להזמנה”. 

מתחת לשורת כותרת ההזמנה נפתחת שורה להקלדת הפריט המוזמן. אם הפריט קיים במחירון הספק יש לבחור אותו בשדה “פריט”. אם הפריט לא קיים במחירון הספק, יש למקם את הסמן בשדה “מקט ספק” וללחוץ על כפתור המשקפיים:

נפתחת חלונית של מחירון הספק. ללחוץ בסרגל הכלים העליון על כפתור ההוספה (הפלוס) ולהוסיף למחירון הספק את הפריט שרוצים להזמין. לסיום ללחוץ על “בחירה”:

הפריט מתווסף להזמנה. להקליד בעמודה “כמות” את הכמות המוזמנת. כדי להוסיף פריט נוסף להזמנה, ללחוץ על “הוספת פריט להזמנה” ולחזור על הפעולות שהוסברו.

שימו לב: במקום להקליד את הפריטים למחירון הספק, ניתן לייבא את המחירון מאקסל.

הדפסת הזמנה/הפקת קובץ PDF

במסך “הזמנות רכש” לסמן את הזמנת הרכש שרוצים להדפיס, וללחוץ בסרגל הכפתורים השמאלי על “הפקת הזמנה”:

בחלונית שמציגה את רשימת המדפסות, לבחור במדפסת הרצויה או במדפסת PDF אם רוצים להפיק קובץ PDF. נפתחת חלונית של תצוגה מקדימה. יש ללחוץ למעלה על הכפתור הפקת התדפיס:

אם בחרנו להפיק לקובץ PDF תיפתח חלונית של שמירת קובץ. ניתן להוסיף לוגו גרפי להזמנת הרכש, בהתאם להסבר הזה.

דיווח אספקה

כדי שניתן יהיה לדווח אספקה בגין הזמנת רכש, יש לעדכן תחילה את הסטטוס של ההזמנה ל”מאושר” או “נשלח”. ברשימת הזמנות הרכש יש ללחוץ לחיצה ימנית בעכבר על ההזמנה הרלוונטית ולבחור “עדכון”. נפתחת חלונית “עדכון הזמנה”. בשדה “סטטוס הזמנה” לבחור “מאושר” או “נשלח” ולאחר מכן לסגור את חלונית העדכון:

כאשר ההזמנה הרלוונטית מסומנת, ללחוץ בסרגל הכפתורים השמאלי על “דווח אספקה”:

נפתחת חלונית “הוספת תעודת דווח”. יש להזין את הכותרת של תעודת דיווח האספקה בהתאם לתעודת המשלוח: לבחור את הספק, להקליד את מספר תעודת המשלוח, ולבחור את מאשר האספקה. ניתן לעדכן את תאריך תעודת המשלוח ותאריך האספקה. לאחר מילוי הכותרת של תעודת הדיווח, יש ללחוץ על הכפתור “בחירת שורות הזמנה”:

נפתחת חלונית “בחירת שורות הזמנה לדיווח אספקה”. יש לסמן ב-V כל פריט שסופק וללחוץ על “בחירה”:

הפריטים שסומנו מתווספים לתעודת הדיווח. אם יש פריטים שלא סופקו במלואם, ניתן להזין את הכמות שסופקה בפועל בעמודה “כמות מסופקת”:

חשבון מרכז לאספקה ושיוך אספקה לחשבון

במסך הראשי של בנארית להיכנס לתפריט “ניהול משאבים” > “חשבונות מרכזים לאספקה”:

נפתחת חלונית “חתך שורות”. ללחוץ על “ביצוע”. במסך “חשבונות מרכזים לאספקה” ללחוץ בסרגל הכפתורים על “הוספת ח-ן ושיוך”:

בחלונית “הוספת ח-ן מרכז” יש להזין את פרטי כותרת החשבון המרכז בהתאם לחשבונית הספק: פרויקט, אתר, ספק, זיהוי ח-ן מרכז, תאריך הח-ן המרכז, וסכום הח-ן לפני מע”מ:

ללחוץ בסרגל הכלים העליון על כפתור השמירה “אישור עדכון”:

ללחוץ בסרגל הכפתורים התחתון על “שיוך אספקה”:

לסמן ב-V כל שורת אספקה שרוצים לשייך לחשבון המרכז, וללחוץ למטה על “בחירה”:

הוצאת תשלום לספק

כדי להוציא תשלום לספק, יש להעביר תחילה את החשבון המרכז של הספק לסטטוס “אושר”. יש להיכנס למסך “חשבונות מרכזים לאספקה”:

נפתחת חלונית “חתך שורות”. ללחוץ על “נקה הכל” כדי להסיר את כל הקריטריונים של החתך ולאחר מכן לבחור בשדה “ספק” את הספק שרוצים להוציא לו את התשלום, וללחוץ על “ביצוע”:

ברשימת החשבונות המרכזים של הספק, לסמן את החשבון המרכז שרוצים לאשר וללחוץ בסרגל הכפתורים השמאלי על “עדכון ח-ן מרכז”:

בעמודה “סטטוס הח-ן המרכז” לבחור “אושר” ולסגור את החלונית:

כעת, לאחר שהחשבון המרכז של הספק אושר לתשלום, יש להוציא את התשלום. במסך הראשי של בנארית להיכנס ל”בקרת חשבונות” > “תקבולים ותשלומים” > “תשלומים לקבלנים וספקים”:

בחלונית “חתך תשלומים” ללחוץ על “ביצוע”. במסך “תשלומים לקבלנים וספקים” ללחוץ בסרגל הכפתורים השמאלי על “הוספת תשלום”:

בחלונית “הוספת תשלום” להזין את פרטי התשלום: מי הספק שמשלמים לו, זיהוי התשלום, תאריך התשלום (תאריך תשלום בפועל ותאריך פרעון) וסכום התשלום:

כעת נשייך לתשלום את החשבון המרכז של הספק (החשבונית שבגינה הוצא התשלום). ללחוץ על הכפתור “שיוך חשבונות”:

מופיעה רשימת החשבונות המאושרים של הספק. לסמן את החשבון שרוצים לשייך, וללחוץ על “בחירה”:

לקורס המלא על ניהול משאבים למשתמשים חדשים לחצו כאן.