להלן סקירת השלבים הטיפוסיים של פרויקט בענף הבניה והמענה בתוכנות בנארית לכל שלב ולכל אחד מבעלי התפקידים בפרויקט.
שלב א’: תכנון
לאחר שהיזם מבצע בדיקת היתכנות ומגייס מימון לפרויקט הוא פונה למתכנן שמכין עבורו תוכניות, כתב כמויות, אומדן ומפרט טכני.
במקרים רבים התכנון מבוצע על ידי צוות מתכננים שכפוף למשרד תכנון ראשי. כל מתכנן מכין תוכניות וכתב כמויות בתחומו.
יש פרויקטים שבהם היזם ממנה מנהל פרויקט מטעמו שאחראי לנהל את כל שלבי הפרויקט. בשלב התכנון תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לשכור מתכננים, לתאם ביניהם ולהבטיח שהתכנון מתקדם בהתאם לרצונו וצרכיו של היזם.
בעלי תפקידים המשתתפים בשלב התכנון: יזם/מנהל פרויקט, מתכנן, כמאי.
- תוכנות רלוונטיות לשלב התכנון:
- למנהל הפרויקט: רשת בנארית
- למתכנן: כתב כמויות, חישוב כמויות, GstarCAD
שלב ב’: מכרז
היזם/מנהל הפרויקט מפיץ לקבלנים את חומר המכרז הכולל את התוכניות, כתב הכמויות והמפרט הטכני כדי לקבל הצעות מחיר.
הקבלנים המשתתפים במכרז מכינים הצעות מחיר ומחזירים אותן ליזם/מנהל הפרויקט בצירוף כל המסמכים הדרושים להשתתפות במכרז.
היזם/מנהל הפרויקט עורך השוואת הצעות ובוחר את הקבלן הזוכה.
מחירי ההצעה הזוכה הופכים להיות מחירי החוזה בין היזם לקבלן הזוכה.
בעלי תפקידים המשתתפים בשלב המכרז: יזם/מנהל פרויקט, קבלן.
- תוכנות רלוונטיות לשלב המכרז:
- ליזם/מנהל הפרויקט: מכרזים בענן
- לקבלן: מכרזים בענן – מילוי הצעות, מכרזי משנה בענן, תמחיר
שלב ג’: ביצוע
כתב הכמויות עם המחירים של הקבלן הזוכה הופך להיות חוזה שהיזם והקבלן מחויבים לו משפטית.
היזם והקבלן מגדירים את תנאי החוזה כגון מקדמה/עכבון/הפחתות/הנחות/התייקרות.
הקבלן המבצע מגיש ליזם חשבונות חלקיים-מצטברים בהתאם להתקדמות העבודה. מפקח מטעם היזם בודק ומאשר את החשבונות, על פי רוב לאחר תיקון כמויות הביצוע.
לאחר אישור החשבון היזם משלם לקבלן.
עם השלמת הפרויקט נערך חשבון סופי.
במקביל לחשבונות שמגיש הקבלן ליזם, הוא מנהל מעקב אחר ההוצאות שיש לו בפרויקט: הוצאות על קבלני משנה, ספקים, משאבים עצמיים (עובדים/כלים) ותקורה. המעקב אחר ההוצאות הוא קריטי כדי להבטיח שההכנסות בפרויקט גדולות מההוצאות, כלומר שהפרויקט רווחי.
- תוכנות רלוונטית לשלב הביצוע:
- ליזם/מנהל הפרויקט/מפקח: חוזה, חשבונות, חישוב כמויות, בקרת חשבונות, יומני עבודה
- לקבלן: חוזה, חשבונות, חישוב כמויות, קבלני משנה, ניהול משאבים, בקרת חשבונות, תקציב ביצוע, יומני עבודה
בכדי להתחיל פרוייקט על היזם/בקבלן להתחיל לאסוף נתונים כגון: גיוס כספים להכין תכניות עבודה
וכתבי כמויות , ומשם ממשיך לפנות לקבלים בכדי לקבל הצעות מחיר לעבודה
עם הקבלן הזוכה מבצעים חוזה , הקבלן המבצע מעביר למנהל העבודה חשבון ולאחר בדיקה ומעכב בהתאם להתקדמות העבודה
הקבלן מקבל תשלום.